Portaria remota vale a pena? Entenda como funciona e quais são as vantagens

A cada dia que passa, aumenta a preocupação com a violência que nos cerca. Por isso, precisamos buscar novas estratégias para garantir condomínios cada vez mais seguros. E, uma opção que vem ganhando cada vez mais adeptos, é a portaria remota, onde não há um porteiro no local e a entrada e saída de visitantes são controladas por uma central, com câmeras de segurança.

Apesar de parecer história de filme de ficção científica (ou um episódio de Black Mirror), a iniciativa é realidade no exterior há quase 20 anos, quando as primeiras empresas do ramo surgiram nos Estados Unidos. Já no Brasil, a tecnologia vem chegando aos poucos, trazendo inovação às cidades do país. Por exemplo, apenas no município de São Paulo, estima-se que cerca de mil condomínios já aderiram portarias remotas.

Aliando modernidade, redução de custos e segurança, o sistema de portaria remota é um dos principais exemplos de automatização de condomínios. Nós iremos apresentar pontos importantes sobre portaria remota neste artigo. Confira:

• O que é portaria remota?
• Como funciona a portaria remota para condomínios?
• Quanto custa uma portaria remota?
• Quais as vantagens de uma portaria remota?
• Quais as desvantagens da portaria remota?
• Como funciona os serviços de entrega e de correspondência com portaria remota?
• Como proceder em caso de problemas de conexão e falta de energia?
• Que tipo de condomínio combina mais com portaria remota?
• Como deve ser feita a aprovação para contratar portaria remota?

O que é portaria remota?

A portaria remota substitui a presença física de um profissional porteiro no condomínio por um gerenciamento à distância. Um funcionário trabalha diretamente de uma central de monitoramento, controlando o acesso de pessoas através das câmeras de segurança, 24 horas por dia.

Como funciona a portaria remota para condomínios?

Ao chegar no condomínio, o visitante aperta a campainha e conversa com o porteiro através da portaria eletrônica, que funciona via interfone. Enquanto isso, o funcionário da empresa notifica o morador por interfone, telefone ou aplicativo de celular e confere se a entrada é autorizada. Tudo isso utilizando a internet e a distância!

A entrada de moradores é feita com um sistema de identificação que reconhece impressão digital (biometria), cartões magnéticos ou até mesmo QR Codes.

Para que tudo isso funcione perfeitamente, o condomínio precisa contratar uma empresa especializada e investir em uma aparelhagem que consiste em: câmeras de segurança, sistema de identificação de moradores e conexão de internet para que as imagens sejam transmitidas em tempo real. Depois da contratação, não esqueça de fazer manutenções preventivas e periódicas para que todos os equipamentos funcionem perfeitamente e não hajam surpresas.

Quanto custa uma portaria remota?

Os custos de uma portaria remota variam de acordo com a cidade e o número de unidades no condomínio. Incluindo os valores da instalação e equipamento, adquirir portaria não presencial acaba saindo por um preço entre R$ 4.500 a R$ 7.000 mensais.

Apesar de ser um valor alto, a portaria à distância possibilita que o condomínio economize com outras questões como folha de pagamento e obrigações previdenciárias de funcionários. Devido a isso, há relatos de condomínios que tiveram uma economia de até R$ 100 mil em apenas um ano usando o serviço.

Quais as vantagens de uma portaria remota?

Portarias remotas para condomínios possuem pontos positivos e negativos. Logo, é importante analisá-los para descobrir se o serviço combina com as necessidades e perfil do condomínio que você administra. Algumas vantagens dessa tecnologia são:

• Redução no custo das taxas condominiais: especialistas garantem que é possível reduzir o valor do condomínio em 40% até 50% utilizando o serviço;
• Não possuir um porteiro físico no local evita que o profissional seja rendido por assaltantes;
• Terceirizar a portaria e a empresa de segurança diminui o risco de o condomínio ter problemas com ações trabalhistas;
• Economia de tempo e dinheiro em treinamento de porteiros e vigilantes;
• O condomínio contará com um aparato maior de segurança e controle já que serão instaladas câmeras nas entradas e áreas comuns;
• Desvios de função e conflitos entre porteiros e moradores são reduzidos;
• A portaria virtual funciona 24 horas por dia.

Quais as desvantagens da portaria remota?

A portaria remota para condomínios evita uma série de problemas que podem ser causados pela presença do porteiro, mas isso não quer dizer que a prática é perfeita. Existem algumas questões que precisam ser levadas em consideração antes de aderir ao sistema:

• O sistema está aberto a possíveis falhas em caso de falta de energia e quedas de internet;
• Alguns condôminos podem ter dificuldade de adaptação à tecnologia;
• Moradores podem sentir falta do contato humano do porteiro presencial, de alguém para ajudar a abrir portas para os mais velhos ou repassar informações relevantes sobre o condomínio;
• Dificuldades para receber entregas de encomendas e correspondências, pois alguém precisará estar no local para receber os materiais;
• O síndico precisará dispor de tempo para ajudar os moradores a se adaptar a essa novidade.

Como funciona os serviços de entrega e de correspondência com portaria remota?

Sem a presença de um porteiro, existe o medo de que encomendas e correspondências possam ter problemas na entrega ou serem extraviadas. Uma forma de resolver essa questão é encaminhar as correspondências para o zelador do condomínio, que deverá repassar os materiais aos moradores. Na ausência de um zelador, pacotes e envelopes só poderão ser entregues diretamente aos moradores. O que significa que alguém deverá estar em casa na hora da entrega da encomenda.

Entregas que requerem a assinatura do comprador e pedidos de delivery funcionam como a visita de um convidado: o entregador entra em contato com a portaria a distância pelo interfone na porta de entrada e a central notifica o morador da situação.

Como proceder em caso de problemas de conexão e falta de energia

Como a entrada e a segurança do condomínio são feitas através de equipamentos eletrônicos, a portaria remota fica comprometida caso aconteça algum problema com a conexão ou queda de luz. Providências precisam ser tomadas para evitar que o condomínio fique fragilizado com esses obstáculos.

Caso seja contratado o serviço de portaria remota, se torna de extrema importância que o condomínio tenha sistemas de apoio, como um gerador de 5 a 6 Kva para o caso de falta de energia elétrica.

Alguns síndicos optam por contratar duas conexões de internet de empresas diferentes para o condomínio. Desta forma, quando houver problema em uma delas, a conexão reserva é automaticamente acionada. Outros condomínios preferem aderir uma rede mais poderosa.

Antes de contratar qualquer serviço, é essencial que o síndico esteja atento aos termos de contrato e tire dúvidas importantes com a empresa, por exemplo:

• Como o atendimento é feito em caso de queda de luz ou falha no sistema?
• A empresa dispõe de porteiros físicos que podem se deslocar ao condomínio nessas situações emergenciais?

Também é interessante visitar a central da portaria remota para conhecer a infraestrutura e ver por dentro como é feita a vigilância.

Outra questão que deve ser levada em consideração é lembrar que, mesmo com o serviço da portaria remota, o condomínio não pode apostar apenas na aparelhagem eletrônica como a única forma de entrada e saída. Na ausência de luz, é necessário que as portas e vias possam ser acessadas com uso de chave ou controle – e que os moradores possuam cópias destes.

Que tipo de condomínio combina mais com portaria remota?

Esse serviço não é indicado para grandes conjuntos habitacionais, com diversas torres e mais de uma entrada. O volume de pessoas entrando e saindo do condomínio pode ser comprometedor à segurança do condomínio caso opte-se por portarias remotas, sem contar que o custo de implementação e instrução dos moradores pode ser penoso.

A portaria não presencial é mais indicada para condomínios de médio porte, entre 40 a 60 unidades – ambientes onde contratar um porteiro fixo acabaria saindo caro para o bolso dos moradores.

O síndico  também deve levar em consideração o perfil dos condôminos. Eles conseguem se adaptar às novas tecnologias com facilidade? Vão colaborar com a nova rotina? Sentirão falta do auxílio de um porteiro físico? Geralmente, condomínios com uma assembleia mais jovem tendem a se adaptar com mais facilidade e achar esse tipo de serviço mais atraente.

Como deve ser feita a aprovação para contratar portaria remota?

Aderir (ou não) portaria remota é um assunto de larga escala, que interfere na vida de todos os moradores do condomínio. Verifique a convenção para conferir se há necessidade ou não de fazer uma convocação de assembleia para realizar esse tipo de mudança no condomínio. Caso seja necessário, a instalação da portaria remota no condomínio só poderá ser feita com aprovação da maioria dos moradores.

Quando for apresentar os orçamentos de prestadores de serviço na reunião de assembleia, o síndico deve munir-se com todas as informações possíveis. Como trata-se de uma tecnologia que ainda é novidade no país, quanto mais informações o síndico passar para os moradores, melhor será o processo de decisão.

Em termos gerais, pode-se dizer que a portaria remota é um meio termo entre não ter uma portaria tradicional, mas ainda contar com um ser humano controlando a entrada e saída do condomínio. Ainda que possa parecer algo diferente e até mesmo futurista para muitas pessoas, é uma realidade que deve ser pesquisada.